Las juntas notariales son un mecanismo legal en España que permite la presencia de un notario en reuniones de socios o juntas de accionistas, con el objetivo de dar fe pública de lo ocurrido durante la sesión. Este proceso otorga una mayor transparencia y seguridad jurídica a las decisiones tomadas en dichas juntas. En este artículo, explicamos quién puede solicitar la presencia de un notario, los requisitos necesarios para hacerlo, las funciones del notario durante la junta y otros aspectos relevantes sobre este procedimiento.
¿Quién puede solicitar la presencia del notario?
En general, las personas o entidades que pueden solicitar la presencia de un notario son:
Los Administradores de la Sociedad
Los miembros del órgano de administración de la sociedad pueden decidir la necesidad de la presencia de un notario en la junta si estiman que ello es beneficioso para los intereses de la misma.
Los Socios o Accionistas
En determinadas ocasiones, los socios o accionistas pueden solicitar la intervención de un notario. Según la Ley de Sociedades de Capital, los socios que representen al menos el 1% en el capital social de una sociedad anónima o el 5% en una sociedad limitada tienen derecho a pedir la presencia de un notario. La solicitud debe hacerse con al menos cinco días de antelación a la celebración de la junta.
Requisitos para realizar la solicitud
Para que la presencia de un notario en una junta sea válida, se debe presentar una solicitud previa y formal. Esta solicitud debe notificarse por escrito al órgano de administración, con una antelación mínima de cinco días antes de la celebración de la junta.
Una vez aceptada la solicitud, los administradores deben contactar con un notario para coordinar su asistencia y proporcionarle la documentación necesaria para que pueda desempeñar sus funciones adecuadamente.
Funciones del notario durante la junta
La presencia del notario en una junta no es simplemente formal; tiene funciones específicas que aseguran la validez y autenticidad de lo ocurrido durante la reunión. Entre sus funciones principales se encuentran:
- Dar Fe Pública: El notario actúa como fedatario público, certificando la veracidad de los hechos y de los acuerdos tomados durante la junta. Esto incluye la identificación de los asistentes, la constatación del quórum necesario para la validez de la junta y la verificación del cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios.
- Redacción del Acta: Una de las responsabilidades principales del notario es la redacción del acta de la junta. Este documento reflejará un resumen detallado de lo acontecido durante la reunión, los acuerdos alcanzados, los votos emitidos y cualquier otra observación relevante. El acta notarial tiene un valor probatorio privilegiado, es decir, su contenido se presume veraz y auténtico.
- Certificación de Documentación: En algunos casos, el notario puede certificar la autenticidad de documentos presentados en la junta, como poderes de representación, o certificaciones de acciones, entre otros.
Otras cuestiones relevantes
Costes y Honorarios: La intervención de un notario en una junta genera costes adicionales para la sociedad o entidad que convoca la reunión. Los honorarios notariales pueden variar en función de la duración de la junta, el tipo de sociedad y otros factores. Es importante prever estos costes al solicitar la presencia de un notario.
Actas Notariales y su Impugnación: Las actas notariales gozan de una presunción de veracidad. Sin embargo, si alguna de las partes considera que el acta no refleja fielmente lo ocurrido o contiene errores, puede impugnarla judicialmente. En estos casos, la carga de la prueba recae en la parte que impugna, dado el carácter público y oficial del documento notarial.
Importancia de contar con un abogado en las juntas notariales
- Asesoramiento legal integral: El abogado guía a la empresa sobre la conveniencia de solicitar la presencia de un notario, asegurando que la solicitud se realice de manera adecuada y dentro de los plazos establecidos.
- Redacción de la solicitud formal: El abogado se encarga de elaborar la documentación necesaria para la convocatoria del notario, asegurando el cumplimiento con las formalidades legales.
- Cumplimiento normativo: El abogado garantiza que todos los procedimientos de la junta se ajusten a la normativa vigente, evitando posibles errores que puedan comprometer la validez de los acuerdos.
- Mediación en impugnaciones: En caso de que el acta notarial sea impugnada, el abogado actúa como defensor de los intereses de la empresa, gestionando el proceso judicial y proporcionando pruebas que respalden la legalidad del procedimiento.
- Seguridad jurídica: El respaldo de un abogado asegura que todas las decisiones adoptadas en la junta estén debidamente documentadas y que el proceso cuente con una mayor protección frente a posibles disputas legales. En este sentido, es recomendable que, además del notario, el Presidente de la Junta invite al abogado de la empresa a las reuniones para que esté presente.
Las juntas notariales son un valioso recurso para garantizar la transparencia y legalidad en las decisiones corporativas. La figura del notario como fedatario público aporta una garantía adicional de que los acuerdos tomados cumplen con la normativa vigente y reflejan fielmente la voluntad de los socios o accionistas. Sin embargo, es recomendable contar con un abogado especializado que gestione la solicitud del notario, cumpla con los requisitos legales y proteja los intereses de la empresa ante posibles impugnaciones. Administradores y socios deben ser conscientes de la importancia de estos aspectos para garantizar el correcto desarrollo de las juntas y la validez de sus acuerdos.
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